Search
Generic filters
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in excerpt

Qui sommes-nous ?

UNEOS (anciennement Hôpitaux Privés de Metz) est un groupe de santé de référence sur le territoire Nord Lorraine, situé à une heure de Paris en TGV, qui gère 5 établissements sanitaires et médico-sociaux (Hôpitaux Robert Schuman et Belle-Isle, EHPAD Sainte-claire, Sainte-Marie et De La Salle) situés sur un bassin de plus de 600 000 habitants.

Nous sommes une Association à but non lucratif, membre de la Fédération des Etablissements et d'Aide à la Personne (FEHAP). Nous comptons un total de 1 950 collaborateurs et 1 154 lits, places et postes en Médecine et Chirurgie Spécialisées, Dialyse, Psychiatrie, SSR, HAD, EHPAD, USLD et SSIAD.

Nous recherchons aujourd’hui un secrétaire administratif H/F pour la résidence Sainte Marie.

La résidence Sainte-Marie est un établissement pour personnes âgées dépendantes. Elle compte 80 lits d’hébergement (EHPAD), et 30 lits d’Unité de Soins de Longue Durée (USLD). Elle dispose également d’un SSIAD de 30 places (Service de Soins Infirmiers à Domicile)

Elle dispose d'un Pôle d’Activités et de Soins Adaptés (PASA) qui permet d’accueillir en journée les résidents de l’EHPAD ayant des troubles du comportement modérés.

La résidence est idéalement située dans le Quartier Résidentiel de Metz- Queuleu à proximité immédiate du Centre-Ville, de la Gare (10 minutes à pied) et desservie par les transports en commun (Mettis A/B – Ligne 4 – Ligne C12).

La résidence Sainte Marie adhère aux principes de la charte des droits et liberté de la personne âgée dépendante en prenant en compte le Résident dans sa globalité, l'aide à conserver ou à recouvrer l'autonomie physique et psychique

Nous recherchons aujourd’hui pour compléter nos équipes, un secrétaire administratif H/F

Rattachement Hiérarchique

  • Directeur du pôle Médico-social
  • Directeur du site

Missions principales

Sous la responsabilité opérationnelle du Directeur de l’EHPAD, vous aurez pour missions principales de :

  • Gérer les appels téléphoniques
  • Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes - Évaluer l’urgence d’un appel et alerter l’interlocuteur adapté à la situation
  • Accueil physique
  • Accueillir et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques  - Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d’hébergement - Présenter les prestations fournies - Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction - Remettre les documents aux résidents et aux familles (attestation de présence, APA…) - S’assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d’accueil
  • Gestion des dossiers administratifs des résidents
  • Ouvrir et tenir à jour les dossiers des résidents - Préparer et suivre la facturation des résidents  - Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents - Préparer la venue de nouveaux résidents en liens avec les équipes soignantes
  • Activités administratives 
  • Archiver les dossiers administratifs & médicaux - Préparer les commandes de matériel de bureau et gérer les stocks - Réceptionner et traiter les factures fournisseurs  - Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis (courrier, colis, fournisseurs…) pour la résidence comme pour les résidents - Distribuer en chambre le courrier aux  résidents - Réceptionner et traiter les demandes d’interventions des services techniques - Veiller à la mise à disposition des registres (sécurité…) - Réaliser divers travaux de secrétariat 
  • Communication interne et démarche qualité
  • Assurer le relais concernant la transmission d’informations entre les différents services, personnel et direction - Participer à l’organisation des réunions internes (mise en place, affichage…) - Participer à la démarche qualité et de certification, aux différents groupes de travail et aux formations - Veiller à la bonne application du règlement de fonctionnement de la résidence - Réaliser l’affichage de divers documents à destination du personnel, des résidents et des visiteurs

Type de contrat / Statut / Rémunération

  • CDI ou CDD, temps plein
  • Rémunération et statut selon notre convention collective (CCN51)
  • Postes en 7,5h avec RTT, du lundi au vendredi

Formation et expérience requises

  • Au minimum titulaire d’un BEP ou CAP secrétariat
  • Une expérience de 2 ans dans un poste similaire sera un atout

Pré-requis

Savoir-faire / Savoir-être

  • Vous êtes disponible, à l’écoute et vous disposez d’un excellent relationnel
  • Vous savez gérer votre stress et faire face à des situations urgentes,
  • Vous êtes de nature autonome, et vous procédez un bon esprit d’analyse et de synthèse

Savoirs associés

  • Vous avez des connaissances du secteur médico-social
  • Vous travaillez dans le respect des règles de confidentialité
  • Vous maitrisez le Pack Office et vous avez une bonne connaissance des outils informatiques pour la gestion des logiciels interne (TITAN…).