ASSISTANT(E) DE DIRECTION (H/F)

Les Hôpitaux Privés de METZ Groupe UNEOS) est un groupe de santé de référence sur le territoire Nord Lorraine, situé à une heure de Paris en TGV, qui gère 5 établissements sanitaires et médico-sociaux (Hôpitaux Robert Schuman et Belle-Isle, EHPAD Sainte-claire, Sainte-Marie et De La Salle) situés sur un bassin de plus de 600 000 habitants.

Nous sommes une Association à but non lucratif, membre de la Fédération des Etablissements et d'Aide à la Personne (FEHAP). Nous comptons un total d’environ 2 000 collaborateurs et 1 154 lits, places et postes en Médecine et Chirurgie Spécialisées, Dialyse, Psychiatrie, SSR, HAD, EHPAD, USLD et SSIAD.

Nous recherchons aujourd’hui un(e) assistant(e) de direction (H/F) en contrat à durée indéterminée.

Directement rattaché à la Direction Générale et en lien fonctionnel avec les directions support et les directions de site, l'assistant(e) de direction assure un rôle clef dans le soutien aux dirigeants.

L'assistant de direction prend notamment en charge la gestion administrative interne, il veille à la mise à jour des agendas des directeurs, participe à l’organisation des rendez-vous/instances institutionnelles, rédige les comptes rendus des réunions auxquelles il assiste, s’assure de l’efficience de la communication institutionnelle interne et externe.

MISSIONS

Activités et attributions

GESTION ADMINISTRATIVE

Accueil des personnes physiques
Réception des appels téléphoniques
Gestion des agendas et plannings
Enregistrement, tri, diffusion et archivage des courriers et des messages électroniques
Rédaction de courriers divers, de rapports, de décision, de notes de service, de notes d’information
Organisation de réunions diverses
Préparation des visites, conférences, évènements, commissions spécialisées
Suivi de certains dossiers stratégiques en lien avec les directeurs/services concernés
Recensement et gestion des besoins de fourniture

GESTION DES INSTANCES

Veiller au bon fonctionnement des réunions des groupes de travail en lien avec les instances de l’établissement : envoi de l’ordre du jour, rédaction des comptes rendus.
Planification annuelle de l’ensemble des instances de l’établissement.

COMMUNICATION

Organisation des manifestations diverses validées par la direction au sein de l’institution en lien avec le service communication (Inaugurations, cérémonies diverses…).

COMPETENCES REQUISES

SAVOIR ET SAVOIR FAIRE

Savoir utiliser les logiciels de bureautique Word, Excel, Powerpoint
Savoir communiquer avec diplomatie
Savoir rédiger de façon claire et détaillée
Traiter les informations avec rigueur, attention, analyse et méthode
Adapter son comportement aux différents acteurs rencontrés
Connaître l’organisation de l’institution et son fonctionnement interne ainsi que celui du système hospitalier

SAVOIR ETRE

Faire preuve de loyauté, disponibilité, autonomie, réactivité et discrétion professionnelle
Respecter le secret professionnel, et la confidentialité des informations
Avoir la capacité de travailler en équipe et avec des interlocuteurs variés
Avoir le sens de l’écoute, la capacité à prendre du recul.

INFORMATIONS DIVERSES

Affectation : Direction Générale – 1 rue des Charpentiers à METZ
Horaires du lundi au vendredi : amplitude de 9 h 00 à 17 h 30 (38 heures semaines). Ces horaires sont susceptibles d’être modifiés selon les besoins du service

CONTRAT – STATUT – REMUNERATION

CDI temps plein statut cadre
Rémunération selon CCN51