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Assistant(e) de Direction de site (H/F)

CDI Temps complet
Hôpital Robert Schuman

UNEOS, qui sommes-nous ?

UNEOS (anciennement Hôpitaux Privés de Metz) est un groupe de santé de référence sur le territoire Nord Lorraine, situé à une heure de Paris en TGV, qui gère 5 établissements sanitaires et médico-sociaux (Hôpitaux Robert Schuman et Belle-Isle, EHPAD Sainte-claire, Sainte-Marie et De La Salle) situés sur un bassin de plus de 600 000 habitants.

Nous sommes une Association à but non lucratif, membre de la Fédération des Etablissements et d'Aide à la Personne (FEHAP). Nous comptons un total de 1 950 collaborateurs et 1 154 lits, places et postes en Médecine et Chirurgie Spécialisées, Dialyse, Psychiatrie, SSR, HAD, EHPAD, USLD et SSIAD.

Nous recherchons aujourd’hui un Assistant de Direction de site (H/F).

Missions principales

Gestion organisationnelle

  • Gérer l’agenda et l’emploi du temps du directeur de site (Prise de RDV - organisation de réunions etc...)
  • Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du directeur de site
  • Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers en cours
  • Assurer le rôle d'interface entre la Direction Générale, les Directions de site, les Directions de Soins, les Directions Opérationnelles ainsi que l’encadrement des services de soins et services supports 
  • Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques / Accueillir physiquement les rendez-vous
  • Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques…)
  • Organiser et assurer le suivi les réunions d'encadrement et des actions encadrement en lien avec les Directeurs des Soins

Gestion administrative

  • Réaliser les tâches administratives diverses
  • Assurer le suivi des congés annuels des médecins HRS dans le logiciel de gestion du temps
  • Saisie et suivi des plannings MAR (Médecins Anesthésistes-Réanimateurs) dans le logiciel de gestion du temps et dans la Gestion des salles opératoires
  • Suivre et coordonner les remplacements MAR en lien avec les médecins référents plannings (en interne et en externe)
  • Suivi des demandes de dossiers médicaux

Aide à la réalisation et suivi de dossiers

  • Recenser et coordonner les demandes d’investissement CAPEX – demandes de financement CLACT – demandes de financement à la Fondation de France
  • Constitution de dossiers de direction

Communication

  • Réaliser et assurer le suivi des supports de communication interne (note d’information, gardes et astreintes médicales, indicateurs, comptes rendu de réunions, planning encadrement etc.)
  • Assurer le relais du service communication sur site en cas de besoin

Divers

  • Gérer la réservation des salles de réunion
  • Gérer le stock des fournitures de bureau

Compétences personnelles requises

  • rigueur, esprit d’analyse
  • capacités relationnelles et courtoisie
  • respect des règles de confidentialité
  • aisance à être polyvalent(e)

Compétences professionnelles requises

  • Aisance avec les outils informatiques / Internet
  • Bonnes notions en management

Type de contrat / Statut / Rémunération

  • CDI, temps plein – statut cadre
  • Rémunération et statut selon CCN51

Formation et expérience requises

  • Un diplôme dans le domaine du secrétariat de Direction
  • Une expérience similaire dans la fonction et une connaissance du milieu hospitalier seraient appréciées.

Informations diverses

Lieux d’affectations : Hôpital Robert Schuman (57)