Assistant(e) de Direction de site (H/F)

UNEOS, qui sommes-nous ?

UNEOS (anciennement Hôpitaux Privés de Metz) est un groupe de santé de référence sur le territoire Nord Lorraine, situé à une heure de Paris en TGV, qui gère 5 établissements sanitaires et médico-sociaux (Hôpitaux Robert Schuman et Belle-Isle, EHPAD Sainte-claire, Sainte-Marie et De La Salle) situés sur un bassin de plus de 600 000 habitants.

Nous sommes une Association à but non lucratif, membre de la Fédération des Etablissements et d'Aide à la Personne (FEHAP). Nous comptons un total de 1 950 collaborateurs et 1 154 lits, places et postes en Médecine et Chirurgie Spécialisées, Dialyse, Psychiatrie, SSR, HAD, EHPAD, USLD et SSIAD.

Nous recherchons aujourd’hui un Assistant de Direction de site (H/F).

Missions principales

Gestion organisationnelle

Gérer l’agenda et l’emploi du temps du directeur de site (Prise de RDV - organisation de réunions etc...)
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du directeur de site
Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers en cours
Assurer le rôle d'interface entre la Direction Générale, les Directions de site, les Directions de Soins, les Directions Opérationnelles ainsi que l’encadrement des services de soins et services supports
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques / Accueillir physiquement les rendez-vous
Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques…)
Organiser et assurer le suivi les réunions d'encadrement et des actions encadrement en lien avec les Directeurs des Soins

Gestion administrative

Réaliser les tâches administratives diverses
Assurer le suivi des congés annuels des médecins HRS dans le logiciel de gestion du temps
Saisie et suivi des plannings MAR (Médecins Anesthésistes-Réanimateurs) dans le logiciel de gestion du temps et dans la Gestion des salles opératoires
Suivre et coordonner les remplacements MAR en lien avec les médecins référents plannings (en interne et en externe)
Suivi des demandes de dossiers médicaux

Aide à la réalisation et suivi de dossiers

Recenser et coordonner les demandes d’investissement CAPEX – demandes de financement CLACT – demandes de financement à la Fondation de France
Constitution de dossiers de direction

Communication

Réaliser et assurer le suivi des supports de communication interne (note d’information, gardes et astreintes médicales, indicateurs, comptes rendu de réunions, planning encadrement etc.)
Assurer le relais du service communication sur site en cas de besoin

Divers

Gérer la réservation des salles de réunion
Gérer le stock des fournitures de bureau

Compétences personnelles requises

rigueur, esprit d’analyse
capacités relationnelles et courtoisie
respect des règles de confidentialité
aisance à être polyvalent(e)

Compétences professionnelles requises

Aisance avec les outils informatiques / Internet
Bonnes notions en management

Type de contrat / Statut / Rémunération

CDI, temps plein – statut cadre
Rémunération et statut selon CCN51

Formation et expérience requises

Un diplôme dans le domaine du secrétariat de Direction
Une expérience similaire dans la fonction et une connaissance du milieu hospitalier seraient appréciées.

Informations diverses

Lieux d’affectations : Hôpital Robert Schuman (57)